Od chaosu do porządku, czyli jak wreszcie przybliżyć się do celów

przez Adam Łopaciuk

UMIEJĘTNOŚCI

To już któryś raz z kolei, kiedy obiecałeś sobie, że wreszcie wyłączysz TV, przestaniesz czytać informacje, które absolutnie nic nie wnoszą do Twojego życia i zrobisz coś dla siebie. Zrobisz coś, co przybliży Cię do Twoich celów, które sobie zamierzyłeś. Niestety - bezskutecznie. Zwlekasz, nie wiedząc jak zabrać się do zmiany swojego życia. Od czego zacząć? Zacznij od siebie – zobacz jakie masz priorytety i uporządkuj swoje działanie w czasie. Poniżej prezentuję praktyczne – a poza Macierzą Eisenhowera autorskie -  sposoby, które zoptymalizują Twój dzień w krótkiej perspektywie, a także życie w perspektywie długoterminowej.

 

Wykorzystać czas - dobry timing podstawą sukcesu

Weź kilka kartek A4 i długopis. Na pierwszej kartce napisz swoje cele - co dokładnie chcesz osiągnąć, w jakiej dziedzinie i w jakim czasie. Celem jest np. schudnięcie 8 kg w perspektywie realnego, określonego czasu. W żadnej mierze nie chodzi tu więc o zakupienie zdrowej żywności pod ułożoną dietę lub pójście na siłownię. To są czynności zmierzające do Twojego celu, a nie cele same w sobie (więcej o tym w osobnym artykule). Zastanów się jakie działania musisz wykonać, by osiągnąć zamierzone przez Ciebie cele. Zapisz je obok.

Na drugiej kartce rozpisz plan Twojego zwykłego dnia: czynności, to ile czasu poświęcasz na ich realizację i określone godziny, w których je z reguły wykonujesz. Porównaj oba arkusze. Zobacz jakim czynnościom realnie poświęcasz swój czas w ciągu dnia, a jakim powinieneś poświęcać więcej, jeśli chcesz osiągnąć zamierzone przez siebie rezultaty. To co jest zapisane na drugiej kartce, decyduje czy przybliżasz się do celów zapisanych na pierwszej kartce. Spójność celów z działaniami, które każdego dnia wykonujesz, jest jednym z głównych warunków osiągnięcia sukcesu w wybranej przez Ciebie dziedzinie.

Ustal priorytety- Macierz Eisenhowera

Bardzo pomocna w porządkowaniu swoich zadań i funkcjonowaniu w czasie jest Macierz Eisenhowera. Narzędzie to służy do ustalania priorytetów i poziomów ważności działań, co przekłada się na zarządzanie realizacją codziennych jak i długofalowych czynności, a w konsekwencji na osiąganie założonych przez Ciebie celów. Głównymi atutami tej metody jest jej prostota oraz wizualny podział rzeczy na 4 kategorie. Potrzebujesz jedynie kartki papieru i długopisu, by ją zastosować. Podziel ją na cztery części. W pierwszej wypisz zadania pilne i ważne: to rzeczy, które wymagają natychmiastowego zrobienia i mają istotny wpływ na Twoje życie. W oknie obok wpisujesz zadania ważne i niepilne: są to z reguły długofalowe zadania, których nie można zrealizować od ręki, jak zgubienie wagi, zmiana pracy, etc. Mimo to musisz codziennie wykonywać drobniejsze czynności, które Cię do nich przybliżą. W oknie trzecim znajduje się miejsce na zadania nieważne i pilne. To wszelkiego rodzaju „wrzutki” znajomych, kolegów z pracy, prośby cioci Kasi czy jakiekolwiek inne czynności, które w żadnym stopniu nie przybliżają Ciebie do Twoicheisenhover_STAPLER celów, jednak najczęściej na skutek presji wywieranej przez otoczenie masz wrażenie, że musisz je zrobić. Ostatnia część przeznaczona jest do wpisywania zadań nieważnych i niepilnych. Tutaj ląduje sprawdzanie poczty po kilka razy dziennie, przeglądanie Internetu, czytanie gazet, oglądanie TV, rozmowy przez telefon o niczym, etc. To czynności-śmieci, zabójcy czasu, które zabierają Ci ten najcenniejszy zasób świata, którego nie można odzyskać ani kupić. Dwa pierwsze okna są kluczowe – staraj się realizować zadania wyłącznie się w nich znajdujące. Pozostałe dwa okna są tylko po to, by wskazywać Ci czynności- śmieci, które prowadzą Cię na manowce i są zabójcze dla czasu, którym dysponujesz. Do każdego z okien dopisz czynności dnia, które wykonałeś wraz z czasem, jaki na nie poświęciłeś. W ten sposób zobaczysz na jakich zadaniach najbardziej się skupiałeś.

Podejmij właściwe działanie

Nikt nie zrobi tego za Ciebie. Czas płynie bez względu na to, czy będziesz próbował odpowiednio ukierunkować swoje działanie i osadzić określone czynności we właściwym czasie, czy nie. Człowiek ma ograniczoną ilość zasobów, które - choć odnawialne - podlegają zużyciu. Poświęcisz czas i energię na realizację czynności, która nie prowadzi Cię do tego co sobie zamierzyłeś – będziesz mieć mniejsze zasoby, np. energii, co może przełożyć się na gorsze wykonanie ważnej dla Ciebie czynności oraz mniej czasu na zrobienie tego, co naprawdę ważne. Dotyczy to nie tylko działania w czasie, lecz także podejmowania decyzji czy samokontroli.

Warto więc:

  1. Uświadomić sobie w co wkładasz najwięcej zaangażowania;
  2. Czemu poświęcasz głównie czas;
  3. Wprowadzić w powyższym zmiany, jeśli widzisz, że to co robisz nie prowadzi Ciebie do miejsca, w którym chciałbyś być.
 

Warto skupić się na tym co NAPRAWDĘ istotne.

Podsumuj czas, który poświęciłeś (w skali dnia, tygodnia i miesiąca) na wykonanie każdej z czynności. Ćwiczenie to jest bardzo pomocne, jeśli:

  1. Zależy Ci na obserwacji i wyłapaniu najczęstszych form marnowania przez Ciebie czasu;
  2. Chcesz zaobserwować ile czasu poświęcasz na realizację Twoich celów lub zadań, które mają dla Ciebie największe znaczenie;
  3. Chcesz nauczyć się w swoim życiu skupiać energię, uwagę i działanie na tym, co dla Ciebie naprawdę ważne.
 

Gotowy na porządek w życiu? Do dzieła.

Brak właściwej organizacji swoich zadań jest jedną z najczęstszych pułapek, która uniemożliwia nam im realizację. Pomyśl o tym jak o przeszkodzie, którą trzeba pokonać, jeśli chcesz osiągnąć to, co sobie wymarzyłeś.

Rozszerz swoją wiedzę. Jeśli interesuje Cię aspekt woli i działania przeczytaj:

  1.  Wyczerpywanie się ego i funkcja wykonawcza Ja Baumeister, R. F.
  1.  Ego depletion: Is the active self a limited resource?  R.F. Baumeister, E. Bratslavsky , M. Muraven. i D.M. Tice
  1. Jak działa wola, czyli dynamika umysłu  W. Sotwin

Adam Łopaciuk

Psycholog. Absolwent Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej w Warszawie. Prowadził warsztaty dla dzieci i młodzieży z zakresu umiejętności miękkich. Mentor w programie Mentorskim w SWPS. Doradca zawodowy w  projekcie dotyczącym rozwoju osobistego – Sięgaj Wyżej. Odbył praktyki na oddziale psychiatrycznym w Szpitalach Bielańskim oraz Szpitalu Bródnowskiego w Warszawie. Pasjonat muzyki i literatury. Uwielbia pisać, a także dzielić się swoją wiedzą, pomagając przy tym innym.