Getting Things Done w 3 minuty – zacznij panować nad swoim życiem

przez Przemek Orlikowski

UMIEJĘTNOŚCI

Żyjemy w czasach gdzie zadań jest znacznie więcej niż jesteśmy w stanie zrealizować w dostępnym czasie. Musisz wiedzieć, że Twoje poczucie bezsilności wobec wszystkiego co na Ciebie spada jest zupełnie naturalne. Nie chodzi zatem o to, aby zrobić wszystko, tylko to, co jest w tej chwili najważniejsze, prowadząc do przodu projekty, które realnie wpływają na rozwój Twój czy organizacji. Pozwól, że w 3 minuty przedstawię Ci książkę „Getting Things Done”.

  

System Getting Things Done opiera się na paru zasadach, o których trzeba pamiętać i cyklicznie je wykonywać. Ja osobiście lubię mieć poczucie kontroli, a ten model pozwala mi na trzymanie celów w ryzach.

1.  Opróżnij głowę i zorganizuj sobie Inbox

Wyrzuć wszystko to co siedzi Ci w głowie przelewając to na papier/komputer. Pomyśl o wszystkich rzeczach, które masz do zrobienia, chcesz zrobić, obiecałeś, nie chcesz zapomnieć etc. Zgromadź wszystkie fizyczne elementy, które potencjalnie wymagają od Ciebie uwagi, tj. rachunki, teksty do przeczytania czy przedmioty do posprzątania. Następnie zorganizuj miejsce, do którego zawsze będą wpadały nowe sprawy materialne oraz niematerialne (kartka, to-do list, pudełko, miejsce na klucze/portfel).

Inbox Getting Things Done

2. Przeanalizuj zgromadzone elementy

Zastanów się, które z tych rzeczy wymagają od Ciebie jakiegoś działania. Jeśli nie wymagają, wówczas powinny trafić do:

  • Kosza – wszystko co nie wymaga działania ani teraz, ani kiedykolwiek
  • Archiwum – informacje, które potencjalnie mogą Ci się później przydać, ale nie wymagają działania
  • Kiedyś/Może – sprawy, które mogą być zrealizowane w bliżej nieokreślonej przyszłości

3. Uporządkuj sprawy do zrobienia

Chodzi o to, abyś ustalił kategorie, w których rozpatrujesz sprawy i zdefiniował te działania, które chcesz wykonać, aby sprawy posunęły się do przodu. Poniżej propozycja kategorii działań. Oczywiście jest to kwestia indywidualna i powinieneś sam zdecydować jakie listy są dla Ciebie optymalne.

  • Projekty aktywne/planowane – cokolwiek co wymaga więcej niż 2-3 kroków
  • Obszary odpowiedzialności – nie są to projekty, które się kończą, lecz obszary, o które chcesz  regularnie dbać np. zdrowie, rodzina, czy zawodowo SEO
  • Najbliższe działania – czynności, które muszą być podjęte jak najprędzej i nie zawierają się w projektach czy obszarach
  • Kiedyś/może – czynności, które kiedyś planujesz kiedyś wykonać
  • Zdelegowane – zadania, które wymagają akcji od innych w stosunku do Ciebie
  • Kalendarz – trafiają tam tylko czynności, które MUSZĄ odbyć się w danym terminie. Jeśli chcesz zadzwonić do kogoś jutro, ale telefon pojutrze nie spowoduje kłopotu, wówczas umieść to w liście najbliższe zadania. Do kalendarza trafiają elementy, które nie mają prawa być przeniesione.

 

Ciekawym narzędziem, które pozwala na ułożenie spraw w taki oto sposób jest THINGS – niestety dostępne tylko na Maca. Dla Windowsowców polecam TODOIST.

4. Regularnie przeglądaj swoje sprawy

Trudność w tym, aby nabrać nawyku w procesie agregacji wszystkich nowych zadań w jednym miejscu tzn. INBOX. Analizy nowych zadań i porządkowania ich w odpowiednie foldery, wybierając najbliższe zadania. Każdy dzień należy skończyć i rozpocząć od spojrzenia na inbox i uporządkowania spraw.

5. Realizuj najbliższe zadania oraz działania wyznaczone na dany dzień w kalendarzu

Jak widzisz dopiero ostatnią czynnością jest działanie. Zasada jest prosta: zbierz wszystkie informację, zadecyduj co jest ważne, dopiero wtedy zacznij działać. Warto wziąć pod uwagę kryteria tj. miejsce, w którym jesteś (biuro, dom, autobus), dostępny czas, ilośc energii. Jak zdefiniować co jest najważniejsze w najbliższym czasie? Możesz wykorzystać np. Macierz Eisenhovera.

————

Jeśli dla kogoś ta metoda wydaje się zbyt skomplikowana, polecam na początek zacząć od sposobu opisanego w naszym artykule Jak wyciszyć umysł w 10 minut. Być może spodoba Ci się również metoda SMART?

Getting Things done workflow

Przemek Orlikowski

Jestem marzycielem i pasjonatem życia. Pracuję dla City Tour Polska jako manager ds. e-commerce. Dodatkowo rozwijam swój startup – stapler.pl. Fascynuje mnie fizyka kwantowa i psychologia sukcesu. Mam 24 lata i zdążyłem zrozumieć życie na tyle, by każdy dzień sprawiał mi ogromną radość. Doceniam też krytykę. Uważam, że pokora to jedna z najpiękniejszych cnót.