Tych 7 kroków wystarczy, aby napisać świetny list motywacyjny

przez Joanna Leńczuk

ROZWÓJ KARIERY

Teraz, kiedy rynek pracy zdaje się przechodzić w stan wrzenia, aż kusi, by się nieco po nim rozejrzeć i sprawdzić swoją wartość rynkową. Entuzjazm jednak opada na samą myśl o konieczności rozesłania informacji o sobie, czy uzupełnienia ich o list motywacyjny. Najlepsze listy motywacyjne są skrojone na miarę pracy, o jaką się starasz. Tobie natomiast zarówno czas, jak i wysiłek, który potencjalnie włożysz w adaptację każdego zgłoszenia, mogą wydawać się inwestycją bez pokrycia. Nawet, jeśli wspomniane "dostosowywanie listu" może być zrobione "po łebkach" (np. poprzez powtórzenie słów z opisu stanowiska, nawiązanie do czegoś, z czego szczególnie znana jest firma ogłoszeniodawcy). Większość listów może być jednak sporządzona zawczasu jako wzór, który sprawdzi się w wielu przypadkach. Oto siedmiostopniowy proces, który pozwoli Ci na jednorazowe sporządzenie listu motywacyjnego, dającego się zaadaptować do potrzeb wielorazowego użytku.

Krok 1: Rozplanuj swój biznesowy list motywacyjny

List motywacyjny jest wizytówką tego, jak piszesz – konkretnie tego, w jaki sposób sporządzasz pisma na gruncie zawodowym. Upewnij się, że udało Ci się zawrzeć wszystkie elementy poprawnego listu biznesowego w piśmie stworzonym przez siebie: wskazanie adresata, jego stanowiska, firmy i jej adresu; daty; zwrotów grzecznościowych; trójpodziału względem struktury akapitów; końcowych wyrazów szacunku; Twojego imienia i nazwiska. Posiadanie zapisanego wzoru ze wszystkimi tymi informacjami i poprawnym formatowaniem sprawi, że szybko i w każdej chwili nakreślisz nowy list motywacyjny. 

Krok 2: Oprzyj pierwszy akapit o te 4 kategorie

Przedstaw się. Określ, o jakie stanowisko się starasz – użyj dokładnie tej samej nazwy, jaką posługuje się ogłoszeniodawca i wskaż numer ogłoszenia, jeśli taki istnieje. Poinformuj, w jaki sposób dowiedziałeś się o wolnym stanowisku. To tu możesz umieścić ewentualną informację o tym, że zostałeś polecony. Wskazanie nazwiska konkretnego pracownika jako źródła Twoich informacji może być świetnym sposobem na to, aby zwrócić na siebie uwagę pracodawcy.
Sporządź informację spinającą akapit z resztą treści – podsumuj, dlaczego pracodawca powinien być zainteresowany Twoją kandydaturą (rozwiniesz temat w dwóch kolejnych akapitach).

Krok 3: Wybierz, o co zahaczysz we wstępie

Zanim nie przejdziemy do najważniejszych akapitów rozwinięcia struktury, warto podkreślić, że wprowadzenie informacji o sobie to kluczowy rejon listu motywacyjnego, który możesz poddać adaptacji. Jeśli zgłaszasz się do pracy, gdzie liczą się kwalifikacje akademickie, możesz otworzyć list informacją o swoim stopniu zawodowym / uniwersyteckim (posiadam tytuł magistra Szkoły Głównej Handlowej oraz 10 lat doświadczenia w…). Jeżeli stanowisko wymagać będzie wiedzy specjalistycznej, możesz rozpocząć informacjami o swoich związkach z branżą (posiadam 10 lat doświadczenia w transporcie jako…). Jeżeli natomiast zarzucasz w nim wędkę, aby doprowadzić do spotkania z konkretną osobą i udało Ci się zlokalizować, co was łączy, możesz do tego nawiązać już na początku. Ja próbowałem kiedyś skłonić menedżera wyższego szczebla, aby wygłosił przemowę otwarcia podczas organizowanej przeze mnie konferencji. Obaj uczestniczyliśmy wcześniej w amatorskim teatrze, prowadzonym przez tę samą osobę. Rozpocząłem zatem list od tego wspólnego nam punktu zaczepienia, chociaż konferencja dotyczyła biznesu, nie sztuki.

Krok 4: wybierz dwa główne argumenty dla akapitu 2 i 3

Dwa środkowe akapity Twojego listu motywacyjnego mają stworzyć uzasadnienie tego, dlaczego pracodawca powinien wziąć Twoją osobę pod uwagę.
Chcesz stworzyć logicznie skomponowaną strukturę, która przyciągnie też uwagę. Coś, co pozwoli Ci na wybór najlepszych momentów z Twojej kariery, nie stanowiąc chronologicznie uporządkowanej parafrazy Twojego życiorysu. Polecam zatem poniższe trzy struktury: 

 

1 – w biurze / poza biurem: poświęć jeden akapit swojemu doświadczeniu zawodowemu (związanemu z miejscem pracy) – ostatnio podejmowanej pracy, konkretnym projektom, doświadczeniu związanemu z wiedzą branżową. W kolejnym akapicie skoncentruj się na doświadczeniu akademickim lub pracy społecznej (poza miejscem pracy).


Ta kompozycja sprawdza się najlepiej, kiedy potrzebujesz "pożyczenia" źródeł wiarygodności czy przyciągnięcia uwagi do tej części Twojego doświadczenia, która wzięła się spoza miejsca pracy. Jeśli właśnie się przekwalifikowujesz, najbardziej odpowiednie dla stanowiska doświadczenie może wynikać z ostatnio zdobytego stopnia akademickiego bądź działań pobocznych.


2 – twarde i miękkie umiejętności: to na nich oprzyj uzasadnienie dla swojej kandydatury. Każdy akapit powinien czerpać treść z Twojego zawodowego i akademickiego doświadczenia, a także wolontariatu. Pod względem tematycznym, mógłbyś uwypuklić swoje umiejętności natury technicznej, analitycznej i/lub kompetencje w zakresie przedmiotowym w obrębie pierwszej z sekcji. Umiejętności komunikacyjne, związane z budowaniem relacji i potencjału przywódczego mogłyby znaleźć się w sekcji kolejnej.


3 – kontrastujące ze sobą historie: jeśli masz za sobą dwa istotne projekty lub role wiążące się z wymiernymi osiągnięciami, pozwalającymi Ci na prezentację konkretnych umiejętności lub kompetencji, stwórz oddzielny akapit dla każdej z nich. Najlepiej, jeśli historie z nimi związane będą ze sobą w jakiś sposób kontrastowały – na przykład: miały miejsce u różnych pracodawców, co pokaże, że jesteś zdolny do zdobywania osiągnięć w różnym otoczeniu. Mogą też prezentować różne typy umiejętności (np. jedna jako związana z projektem rozwojowym, druga – polegającym na doprowadzeniu do poprawy sytuacji).

Krok 5: Wybierz, jakie detale staną za Twoją argumentacją

Kiedy już wybierzesz pożądaną przez siebie kompozycję, przejrzyj swój życiorys ponownie i uwzględnij te role, projekty, kompetencje, umiejętności i osiągnięcia, które chcesz w niej zamknąć. Tak skonstruowany list motywacyjny ma większą moc niż życiorys sam w sobie. Będzie on Twoją szansą, by przyszły pracodawca napotkał dokładnie te informacje, z którymi chcesz go zaznajomić.

Krok 6: Użyj tych trzech wskazówek jako bazy dla zakończenia (akapit 4)

Podsumuj dlaczego uważasz, że pracodawca powinien Cię poznać. Nie podsuwaj mu sztampowego "Jestem pewien swoich umiejętności i doświadczenia…" Streść swoje umiejętności i streść swoje doświadczenie. Tak, wiemy – właśnie rozwinąłeś je ze szczegółami w poprzednich dwóch paragrafach; tu chcesz je jednak zebrać razem i umieścić blisko siebie. Podziękuj następnie pracodawcy za rozważenie Twojej kandydatury – słowa "dziękuję" muszą znajdować się w bliskim sąsiedztwie. Zakończ list "wezwaniem do działania" – najlepiej słowami, że pozwolisz sobie sprawdzić odbiór swojej kandydatury w kolejnym tygodniu. Zaproś również pracodawcę do podjęcia kontaktu z Tobą – nie zapomnij o uwzględnieniu w liście swojego numeru telefonu i adresu e-mail.

Krok 7: Odnieś swój bazowy list motywacyjny do opisu stanowiska

Teraz, gdy Twój bazowy list motywacyjny jest już gotowy, ostatnim krokiem będzie porównanie jego formy ogólnej z opisem konkretnego stanowiska. Sprawdzenie, które słowa zawarte w ogłoszeniu pracodawcy chcesz wykorzystać w swoim liście. Może być i tak, że czujesz szczególny związek z konkretną firmą. Dodasz wówczas parę słów od siebie, wyjaśniając swoje głębokie i szczere zainteresowanie podjęciem w niej pracy.

Korzyści płynące ze sporządzenia listu motywacyjnego nie dotyczą jedynie pracodawców, którym przychodzi go później czytać. List motywacyjny sprawia, że stajesz się kandydatem mocniejszym od reszty już na starcie. Jego powstanie zmusza Cię do zbudowania uzasadnienia dla swojej kandydatury i przekazania go we wzbudzający zainteresowanie sposób. Okazuje się to pomocne również w budowaniu swojej sieci zawodowej, podczas uczestnictwa w rozmowach kwalifikacyjnych oraz negocjacjach.

 

Przetłumaczono z języka angielskiego; Oryginalny tytuł: "Seven Steps to Writing Cover Letters Quickly and Effectively"forbes.com

Joanna Leńczuk

Joanna jako edytor Stapler.pl pracuje nad tym, aby każda porcja wiedzy dla Ciebie była merytoryczna i praktyczna. To osoba o wielu pasjach; począwszy od content marketing przez muzykę, aż po trenowanie Krav Magi. Czytając nasze teksty masz pewność, że wkładamy w to całe swoje serce, abyś mógł dzięki naszej wiedzy rozwijać swoje kompetencje i osiągnąć sukces zawodowy.