Jak zmienić plany w ostatniej chwili i wyjść z tego z twarzą?

przez Joanna Leńczuk

HYDEPARK

Wydaje się to szeroko występującym i nasilającym się zjawiskiem – zgadzamy się wziąć udział w każdym możliwym wydarzeniu, przyjmujemy zaproszenie za zaproszeniem. A kiedy zbliża się termin – kapitulujemy: i to w ostatniej chwili. To tak, jakby perspektywa posiadania planów – na imprezę, spotkanie czy wydarzenie z portalu społecznościowego – była bardziej ekscytująca niż właściwe w nich uczestnictwo. Skutkuje to tym, że podejmujemy się niewykonalnegonie dopełniamy własnych obietnic.

 

Kiedy docierasz do pracy w poniedziałkowy poranek i otwierasz kalendarz, zauważasz, że nie tylko każdy wieczór nadchodzącego tygodnia jest już zajęty, ale masz i sporo zadań zaplanowanych w ciągu dni roboczych. Masz prawo czuć się przytłoczonyzaniepokojony.

 

Nie jest możliwe, abyś zrobił wszystko, co zaplanowałeś. Jak tu jednak wywinąć się z pójścia gdzieś, nie paląc przy tym za sobą mostów?

 

Da się to zrobić, ale przede wszystkim należy to zrobić w sposób uprzejmy.

Kiedy naprawdę chcesz coś przełożyć

Zdarza się i najlepszym. Nawet, jeśli jesteś naprawdę podekscytowany spotkaniem z poprzednim szefem po uzgodnieniu z nim planu spotkania. Nie możesz się doczekać nadrobienia zaległości i zaczerpnięcia informacji, jak mają się sprawy w Twojej poprzedniej firmie. Kiedy jednak otwierasz swój kalendarz i widzisz termin ustalony na 19: 30, dociera do Ciebie, że nie ma mowy, aby Ci się to udało.

 

Oto, co powinieneś zrobić: spójrz w kalendarz, poukładaj swoje priorytetyznajdź termin, co do którego będziesz w 100% pewien, że będzie odpowiedni. Możesz zwyczajnie wybrać kolejny wieczór tygodnia, może wyjdź z propozycją wyjścia na lunch, nie na drinka? Wybierz tydzień, na który nie zaplanowałeś zbyt wiele innych rzeczy – tak, aby mieć motywację do realizacji swoich zamierzeń.

 

Napisz e-mail, przepraszając i podejmując próbę przełożenia terminu naznaczoną Twoją determinacją, pamiętając, że musisz być od teraz niezwykle elastyczny:

 

Cześć [imię]!

Przepraszam Cię za niedorzecznie późne powiadomienie, ale nie będę w stanie się dzisiaj spotkać. Okropnie mi z tym, że nie dałem Ci znać dziś wcześniej, ale prawdą jest, że jestem trochę zestresowany goniącym mnie terminem i nie spałem wczoraj dobrze, więc nie byłbym dobrym towarzyszem. Mam nadzieję, że nie będziesz mi miał tego za złe i że uda nam się to przełożyć (drinki na mój koszt!). Daj mi znać, czy [data] lub [data] będą Ci pasować. Jeśli żaden z tych dni Ci nie odpowiada, zaproponuj inny, a ja zrobię wszystko, żeby tym razem wypaliło.

Jeszcze raz przepraszam za późne powiadomienie Cię. Naprawdę czekałem na to spotkanie i zdecydowanie, jak najszybciej, chcę wpisać jego nowy termin w kalendarzu.

Dzięki!

[Twoje imię]

Gdy od początku nie powinieneś czegoś obiecywać, a nie chcesz tego przekładać

To zdarza się nawet tym spośród nas, którzy mają jak najlepsze intencje. Mówisz "tak" dodanemu do kontaktów w sieci społecznościowej lub znajomemu znajomego, który chce zasięgnąć u Ciebie informacji o Twojej pracy lub branży. Planowałeś prowadzić dialog drogą mailową, próbowałeś być asertywny, ale druga strona nie przestawała naciskać, przez co jesteś teraz umówiony na kawę o 08:30 podczas jednego z najbardziej pracowitych miesięcy, jakie zdarzyły Ci się od dawna. Szczerze cieszy Cię, że będziesz mógł odpowiedzieć na jego pytania i bez ogródek porozmawiać o zmieniającym się krajobrazie branży marketingowej. Czujesz się jednak tak wyeksploatowany ponad miarę, że nawet wciśnięcie bardzo porannej kawy pomiędzy terminy wydaje się stawiać Cię nad przepaścią. Musisz wyjść z inicjatywą i być bezpośredni. Przeproś za niedotrzymanie planu, bądź jednak nieugięty w związku z kontynuowaniem rozmów online. Oto, co powinieneś powiedzieć:

 

Cześć [imię]!

Właśnie przeglądałem kalendarz i jestem niezwykle zarobiony w tym miesiącu. Tak właściwie, to nie wydaje mi się nawet, aby kolejny miał być lepszy. W tym momencie nie jest możliwe nawet przełożenie naszego spotkania przy kawie. Przykro mi, ale nie będę mógł pojawić się na nim też w piątek, ale z chęcią odpowiem na jakiekolwiek pytania związane ogólnie z marketingiem lub dotyczące tego, co robię na co dzień. Wiem, że – jako ktoś, kto niedawno doświadczył transformacji zawodowej – masz pewnie sporo pytań, więc naprawdę nie wahaj się podrzucić mi maila.

Kiedy odpuszczasz wydarzenie, nie konkretną osobę

Wydaje się, że z sytuacji tego typu najprościej jest się wyplątać – i, na swój sposób – tak właśnie jest. Jeśli nie mamy do czynienia ze spotkaniem jeden-na-jeden, możesz nawet nie odczuwać potrzeby informowania kogokolwiek, że odpuszczasz spotkanie, ale przyjmij radę ode mnie, jako organizującego już podobne wydarzenia w przeszłości. Za każdym z nich stoi żywa osoba z krwi i kości i jeśli masz do niej dane kontaktowe w skrzynce mailowej, powinieneś po nie sięgnąćz góry przeprosić za swoją nieobecność. Nawet, jeśli wydarzenie zdaje się być tak duże, że nikt pewnie nie zauważy, że Cię brakuje. Prawda jest jednak taka, że kręgi branżowe są często niewielkie i jeśli dbasz o swoją reputację zawodową, nie pojawienie się zwyczajnie nie jest właściwym sposobem, w który powinieneś się zachowywać. Dlatego musisz pamiętać o tym, że dobre wrażenie należy robić także w świecie wirtualny.

 

W zamian, staraj się rozpracować, do kogo możesz dotrzeć z tą informacją. Jeżeli istnieje możliwość potwierdzenia przybycia drogą internetową (zgodnie z etykietą RSVP), a Ty możesz zmienić swoją odpowiedź na odmowną – skorzystaj z niej. Załącz informację o tym, jak przykro jest Ci wycofywać się w ostatniej chwili, jednak coś Ci niespodziewanie przeszkodziło w udziale. Wyraź nadzieję bycia informowanym o przyszłych wydarzeniach. Jeżeli kontaktujesz się z osobą, z którą porozumiewałeś się w sprawie udziału w tym konkretnym wydarzeniu – wyślij jej coś następującego:

 

Cześć!

Dziękuję za zaproszenie mnie do udziału w [nazwa wydarzenia]. Niestety nie będę w stanie się na nim pojawić. Chciałem jedynie uprzedzić cię odpowiednio wcześnie, abyś mógł wpisać na listę gości kogoś innego. Zdecydowanie jestem jednak zainteresowany spotkaniami mającymi na celu tworzenie sieci współpracy, mam więc nadzieję, że pozostawisz dla mnie miejsce na swojej liście.

Serdecznie pozdrawiam,

[Twoje imię]

 

Jak zostało powiedziane, powinieneś już wiedzieć, co jest prostszym rozwiązaniem niż odwołanie spotkania lub wymyślenie niewinnego kłamstwa ("coś mi wyskoczyło"), kiedy nie możesz uczestniczyć w wydarzeniu lub spotkaniu, na udział w których się zgodziłeś. Jest nim nie odpowiadanie "tak", jeśli nie jesteś absolutnie pewny, że będziesz w stanie zrealizować swoje zamierzenie.

 

Zdaję sobie sprawę, że czasami "coś" naprawdę może wyskoczyć Ci znienacka, a Ty jesteś tak zajęty, że perspektywa spędzenia pory lunchu poza biurkiem po prostu Cię przerasta. Rozumiem to. Osoba, z którą spotkanie odwołujesz, najprawdopodobniej podziela to zrozumienie. Pomimo tego, spraw aby wycofywanie się ze spotkań o umówionym terminie było rzadkością. Zrób wszystko, żeby poświęcać swój czas jedynie tym rzeczom, które wzbudzają w Tobie prawdziwy entuzjazm, a co do których jesteś pewien, że wywiążesz się z danych obietnic. Światek branżowy może być naprawdę mały, a chociaż niedotrzymywanie słowa nie oznacza jeszcze palenia za sobą mostów, to jakże wygodne wyjście jest już dosyć blisko – zwłaszcza, jeśli osoba lub ludzie po drugiej stronie naprawdę liczyli na Twoją obecność.

 

Przetłumaczono z języka angielskiego; Oryginalny tytuł: ”How to Cancel Plans at the Last Minute Professionally—and Without Burning Any Bridges”, themuse.com

Joanna Leńczuk

Joanna jako edytor Stapler.pl pracuje nad tym, aby każda porcja wiedzy dla Ciebie była merytoryczna i praktyczna. To osoba o wielu pasjach; począwszy od content marketing przez muzykę, aż po trenowanie Krav Magi. Czytając nasze teksty masz pewność, że wkładamy w to całe swoje serce, abyś mógł dzięki naszej wiedzy rozwijać swoje kompetencje i osiągnąć sukces zawodowy.